Angebote schreiben sollte eigentlich nicht kompliziert sein. Die Einnahmen müssen größer als die Kosten sein, und daher legt ihr den Angebotspreis für eure Reinigungsleistungen fest. Fertig!
Doch das ist leichter gesagt als getan. Wie findet ihr heraus, wie hoch die Kosten für ein Angebot in der Gebäudereinigung überhaupt werden?
Und mit der Frage steht Ihr nicht alleine. Die Reinigungsbranche ist nicht wie andere Branchen. Bei den Leistungen sind zwischen Unterhaltsreinigungen und Sonderaufgaben viel Flexibilität und ein klarer Überblick gefragt.
Hinzu kommt, dass der Markt seit vielen Jahren von gnadenlosen Preiskämpfen geprägt ist. Einige Unternehmen versuchen à la Geiz-ist-Geil-Manier, Kunden mit Tiefpreisgarantien anzulocken. Ein Trend, der meistens nur kurze Erfolge vorweist.
Denn „billig heißt nicht besser“ und bei ungenügender Qualität verschwinden die Kunden genauso schnell wie sie gekommen sind.
Jedes Jahr herrscht ein reger Austausch zwischen den vielen neu gegründeten Reinigungsunternehmen, und der großen Anzahl an Betrieben, die schließen müssen.
Aber woran liegt es, dass so viele Unternehmen jedes Jahr scheitern? Und das oft, obwohl sie genug Aufträge haben.
Hierzu gibt es zwei Hauptgründe und typische Fehler beim Erstellen von Angeboten in der Gebäudereinigung:
- Beim Ermitteln des Angebotspreises wird zum Mitbewerber geschielt und einfach ein niedrigerer Preis genommen.
- Das Angebot wird mit einem früheren, ähnlichen Auftrag vergleichen und es wird einfach in etwa derselbe Angebotspreis genommen.
Was kostet es mich, eine Gebäudereinigung auszuführen?
Tja, „2 × 3 macht 4, Widdewitt und Drei macht Neune!“ Ab und zu wäre die Welt um einiges leichter, wenn wir genau wie im Kinderlied von Pippi Langstrumpf die Zahlen einfach so zurechtlegen könnten, wie es uns gefällt.
Dabei müssen wir erst einmal herausfinden, ob die Zahlen, also der Preis, überhaupt an erster Stelle stehen sollte. Denn, wie bereits erwähnt, tappen leider viele in die Angewohnheit den Angebotspreis zu bestimmen, ohne auf die Leistungen und die damit verbundenen Kosten geschaut zu haben. Doch wer möchte schon gerne ein Angebot abgeben, bei dem er letztlich höhere Kosten als Gewinne hat?
Also, fixiert euch am besten nicht gleich auf den Preis. Versichert euch, dass alle eure Kosten, der Deckungsbeitrag, gedeckt wird, bevor Ihr dem Kunden euer Angebot zukommen lasst.
Klärt dafür zuallererst die wichtigsten Fragen ab, z. B. welche Leistungen und eventuelle Sonderwünsche der Kunde hat? Wie groß die Räume sind, die gereinigt werden sollen? Wie hoch der Verschmutzungsgrad ist und wie hoch der Turnus gesetzt werden soll?
So verschafft ihr euch einen Überblick über den Umfang des Auftrags und könnt anschließend anfangen, die Kosten für den Deckungsbeitrag zu ermitteln. Unter anderem wie hoch die Personal- und Materialkosten sind? Vielleicht habt ihr auch einen Steuerberater, welcher bezahlt werden muss? Oder eine Miete für eventuelle Büro- oder Lagerräume? Und ein bisschen für die eigene Tasche sollte am Ende auch noch gerne übrig bleiben, oder?
Hast du das auch schriftlich?
Schön und gut, aber ihr braucht den günstigsten Preis um den Auftrag zu bekommen?
Das weit verbreitete Ringen um Kunden mit Preisunterbietung und Tiefpreisgarantien in der Reinigungs- und anderen Branchen, hat dazu geführt, dass so mancher Kunde bereits durchschaut hat, dass der günstigste Preis nicht unbedingt das Gelbe vom Ei ist.
Deshalb wollen sich viele Kunden nun genauestens vergewissern, was sie für Ihr Geld bekommen, und die Nachfrage nach Leistungsverzeichnissen, Raumlisten und anderen Dokumenten im Angebotsprozess kommt immer häufiger vor.
Außerdem wissen ohne die richtige Dokumentation weder der Kunde noch eure Mitarbeiter, was handfest im Angebot besprochen und vereinbart wurde.
Als Beispiel: Der Kunde hat bei der Auftragserteilung geäußert, dass die Reinigungskraft bei Ihrem Besuch den Müll entsorgen soll. Weil diese Absprache aber nirgendwo vermerkt wurde, weiß der Mitarbeiter von nichts und der Mülleimer bleibt nach der Reinigung voll.
Natürlich beschwert sich der Kunde über die vollen Mülleimer.
Die Lösung für das Problem? Ihr bittet euren Mitarbeiter eine Viertelstunde länger zu bleiben. Doch wer bezahlt jetzt die 15 Minuten extra?
Schickt ihr die Rechnung an den Kunden, wird dieser bestimmt nicht begeistert sein. Sagst ihr eurem Mitarbeiter, er soll schneller arbeiten, riskiert ihr, dass dieser auf Dauer gestresst, krank oder unzufrieden wird.
Im Endeffekt bleibt euch nur übrig, die Zeit aus eigener Tasche zu bezahlen.
15 teure Minuten für deine Gebäudereinigung
Selbstverständlich wollt ihr einen Kunden wegen so einer Kleinigkeit nicht verlieren, und erst recht nicht für Unmut bei euren Mitarbeitern sorgen.
Aber was kosten euch die zusätzlichen 15 Minuten auf Dauer?
Nehmen wir das hier oben gezeigte Beispiel:
Arbeitet ein Mitarbeiter 15 Minuten länger als im Angebotspreis für ein Objekt kalkuliert wurde, kann euch das bei einer täglichen Unterhaltsreinigung im Monat 84 € und im Jahr ganze 1.008 € kosten.
Rechnet man damit, dass Neukunden 20 % des gesamten Deckungsbeitrags ausmachen, entspricht dies einem jährlichen Satz von ((1008/20) x 100) = 5040 €, welcher jährlich gedeckt werden muss, um den Verlust wieder auszugleichen.
Keine Panik – das Angebot lässt sich schaukeln
Jetzt haben wir den Teufel mit dicken Pinselstrichen an die Wand gemalt, und vielleicht sitzt der eine oder andere unter euch und munkelt darüber, wie er aus dem Hamsterrad rauskommen soll.
Schaut nochmal auf eure Angebotskalkulationen und prägt euch ein, dass die Kosten immer vor dem Preis berechnet werden müssen. Um zu vermeiden, dass ihr wichtige Kosten vergesst oder unnötige Kalkulationsfehler macht, solltet ihr eine feste Angebotsstruktur verwenden. Es braucht zu anfangs immer etwas Zeit sich mit so einer Struktur vertraut zu machen, aber habt ihr euch erst einmal eingearbeitet, spart ihr auf langer Sicht Zeit und Geld.
Wie schreibe ich ein Angebot für meine Gebäudereinigung?
Nun die Fragen aller Fragen – wie schreibe ich ein korrektes Angebot für meine Gebäudereinigung?
Wie im vorigen Abschnitt erwähnt, spart es euch Zeit und Geld, wenn ihr beim Angebotsschreiben einer festen Struktur folgt, um die Kosten und letztendlich den passenden Angebotspreis zu ermitteln. So eine Struktur lässt sich beispielsweise gut mithilfe einer passenden Angebotssoftware umsetzen.
Der Däne Bjarne Overgaard, der selbst seit über 25 Jahren in der Reinigungsbranche tätig ist, hat mithilfe von Leistungszahlen eine Angebotssoftware namens „CleanCalculator“ entwickelt, welche speziell auf Reinigungsangebote angepasst und getestet wurde.
Die Software berechnet anhand der Leistungszahlen und euren Angaben zum Auftrag, wie viel Zeitaufwand und Kosten entstehen. Damit die Kalkulationen auf euer Unternehmen und die in der Region geltenden Preise abgestimmt werden, gebt ihr selbst eure grundlegenden Stammdaten, z. B. Stundenlöhne, prozentuale Materialausgaben und ähnliches ein. Habt ihr die Stammdaten alle erstmal eingeben, funktioniert die Angebotserstellung für einen Auftrag wie folgt:
- Ihr gebt die Quadratmeter und den Verschmutzungsgrad jedes Raumes an, der gereinigt werden soll
- Ihr fügt eventuelle Sonderaufgaben oder periodische Leistungen hinzu
- CleanCalculator berechnet einen Vorschlag für den monatlichen Zeitaufwand und leitet daher die mit dem Auftrag verbundenen Kosten ab
- Nachdem ihr den Zeitaufwand zusätzlich angepasst haben, berechnet CleanCalculator einen Vorschlag zum Angebotspreis
- Ihr rundet den Preis für die Gebäudereinigung auf, um den gewünschten Deckungsbeitrag zu erreichen
- Anschließend erstellt der CleanCalculator automatisch alle Angebotsdokumente mit nur einem Klick (Angebotsschreiben, Leistungsverzeichnis, Raumlisten, etc.)
Jetzt könnt ihr euer fertiges Angebot versenden – und zwar nicht nur mit einem simplen Angebotspreis, sondern mit einer professionellen Übersicht, die dem Kunden bis ins kleinste Detail zeigt, was er für sein Geld bekommt.
Bedenkt auch, das euer Angebot oft das erste schriftliche Dokument ist, dass eure potenziellen Kunden von euch erhalten. Euer Angebot ist also gleichzeitig die Visitenkarte eures Unternehmens, und ein professionelles Angebotsdokument zeigt, dass ihr professionell vorgeht und betont, dass ihr professionelle Reinigungsleistungen anbietet.
Nimmt der Kunde das Angebot an, sind alle auszuführenden Reinigungsleistungen bereits besprochen und abgeklärt. Somit könnt ihr direkt mit dem Auftrag loslegen. Eure Mitarbeiter wissen dank des Leistungsverzeichnisses und den geplanten Zeitaufwand genau, was zu tun ist.
Am wichtigsten von allen wisst ihr, dass ihr einen Auftrag bekommen habt, mit dem ihr Gewinne machen werdet.
Noch ein kleiner Zusatztipp! Falls euer Schreibtisch mit Notizen und Ordnern überflutet wird oder ihr euch vor Nachrichten kaum noch retten könnt, wirft auch einen Blick auf die Software „CleanManager“. Sie hilft euch bei der Kalenderplanung von Aufträgen und der Verwaltung von Kunden, Mitarbeitern, Qualitätskontrollen und Rechnungen.
