Es ist gar nicht so einfach, die richtige Software für eine Gebäudereinigung zu finden. Gefühlt gibt es 20 verschiedene Anbieter, die alle „Die BESTE Software“ an euch verkaufen wollen, oder zumindest an alle Gebäudedienstleister, oder an alle Handwerker oder überhaupt an alle.
Im Interview mit Jonas Sülflow, Projektleiter von Procertus Facility GmbH, schildern wir, aus welchen Gründen sein Reinigungsunternehmen sich für die Software von CleanManager entschieden hat und worauf sie in Ihrer Suche wert gelegt haben.
- Warum nach der richtigen Software für die Gebäudereinigung suchen?
- Wie verwalte ich Daten und Dokumente in meinem Reinigungsunternehmen?
- Warum sollte die Software auf die Reinigungsbranche spezialisiert sein?
- Wie funktioniert die mobile Zeiterfassung per App für Reinigungskräfte?
- Warum verwenden wir die mobile Zeiterfassung anstatt nur Stundenzettel?
- Hat die Software Einfluss auf das Qualitätsmanagement meiner Gebäudereinigung?
- Warum verwende ich eine Software beim Kalkulieren von Angeboten?
- Fazit
Warum nach der richtigen Software für die Gebäudereinigung suchen?
Jonas Sülflow ist Projektleiter bei dem Familienunternehmen Procertus Facility GmbH, welches in Bremen liegt und ca. 100 Mitarbeiter für unter anderem Unterhaltsreinigungen, Grundreinigungen und Glasreinigungen betätigt.
Auf die Frage, warum sein Unternehmen die Suche nach einer Software für die Reinigung begonnen hatte, antwortet er: „Ich habe online nach einer Lösung gesucht, Reinigungspläne zu erstellen, und bin darüber auf den CleanPlan, den CleanCalculator und anschließend den CleanManager gestoßen.“ Weiter erkläre er, „Die meisten Softwarelösungen sind zu breitgefächert aufgestellt und der CleanManager war da das, was auf die Unterhaltsreinigung spezialisiert gewesen ist.“.
Bevor Procertus Facility sich für das Produkt von CleanManager entschied, erhielt das Gebäudereinigungsunternehmen eine kostenlose Testphase, um die Software ausgiebig zu testen. „Wir haben zu Beginn der Softwareeinführung den CleanManager kostenlos zur Verfügung gestellt bekommen, um zu schauen, ob das für uns passt“, erzählt Sülflow. Er fügt hinzu, dass der Vorgang regelmäßig durch Online-Meetings, bei denen Fragen gestellt werden konnten, und durch den Support, betreut wurde.
Abschließend betont der Projektleiter, dass der CleanManager umfangreiche Online-Anleitungen bietet, die bei Bedarf schnell und einfach Antworten auf Fragen geben: „Das ist besonders hilfreich, wenn man bestimmte Aufgaben nicht täglich ausführt und die Details vergessen hat.“
Wie verwalte ich Daten und Dokumente in meinem Reinigungsunternehmen?
Man kennt sie: Die Aktenschränke voll geprellt mit Ordnern und Mappen, der Schreibtisch überhäuft mit Papier und Notizzetteln, das Handy bimmelt mit WhatsApp-Benachrichtigungen und der Computer ist gefüllt mit einer X-Anzahl und Dokumenten und Tabellen.
Und dann ist da diese eine Information, die man braucht und nicht findet, während man verzweifelt das gesamte Chaos an Verwaltung durchforstet.
Eine kostspielige Situation, wie Jonas Sülflow erklärt, und bei der die Software seiner Gebäudereinigung helfen konnte: „Der größte Vorteil für die Nutzung bei uns des CleanManagers ist, dass wir wirklich alle Daten an einem Ort zur Verfügung haben. Das heißt, man muss nicht in drei verschiedenen Ordnern suchen oder in irgendwelchen Listen nach den richtigen Daten suchen, die man gerade benötigt. Wir haben alle Informationen, die wir benötigen, sei es zum Kunden oder zum Mitarbeiter, in einer Lösung, und das Ganze ist von überall zugänglich. Das spart uns viel Zeit, das spart uns viele Kosten bei der Dokumentation der ganzen Vorgänge und so weiter, und ja, ist für uns ein Riesen-Vorteil.“
Procertus Facility nutzt den CleanManager täglich, insbesondere um eine Übersicht über Objekte, und die Aufgaben, die für den Tag anstehen, zu haben, wie Sülfow beschreibt: „Man hat eine Übersicht über die Mitarbeiter, die eventuell krank sind, wo ein Urlaub bevorsteht, also es ist einfach eine Plattform, auf der wir alle unsere Daten erfassen können, die sowohl die Mitarbeiter als auch die Kunden betreffen.“
Weiter beschreibt er, dass der Zugriff auf das Online-System den Mitarbeitern mehr Flexibilität verschafft, “Bevor wir mit dem CleanManager gearbeitet haben, wurde ein Großteil der Daten schriftlich erfasst, auf Papier, in Exceltabellen, Urlaubslisten. Jetzt haben wir mit dem CleanManager eine Lösung, wo alles einheitlich in einem System erfasst ist und man auch immer von überall Zugriff darauf hat.[…] ob übers Handy oder seinen Laptop.”.
Warum sollte die Software auf die Reinigungsbranche spezialisiert sein?
Die Wahl der richtigen Software für ein Reinigungsunternehmen kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Ein Programm, das auf die spezifischen Bedürfnisse der Reinigungsbranche zugeschnitten ist, kann die Arbeitsvorgänge erheblich erleichtern und die Effizienz des Unternehmens steigern.
Als wir Jonas Sülflow nach diesem Thema fragen, antwortet er ohne zu zögern, „Für ein Reinigungsunternehmen, einen Reinigungsdienstleister ist das die richtige Unterstützung. Und die richtige Unterstützung in der Art und Weise, dass man ein Programm hat, das wirklich auf die Reinigung zugeschnitten ist und nicht ein Programm hat, dass versucht viele Branchen oder viele Dienstleister zu bedienen. Dementsprechend sind auch die Menüpunkte und die einzelnen Bereiche entsprechend benannt.”. Das, so meint er, erleichtert die Arbeit des Reinigungsunternehmens erheblich und reduziert den Zeitaufwand für die Einarbeitung in das System.
Wie funktioniert die mobile Zeiterfassung per App für Reinigungskräfte?
Die digitale Zeiterfassung hat längst ihren Einzug in die Arbeitswelt gehalten und die Reinigungsbranche bildet dabei keine Ausnahme. Während sie einige als Mittel zur Erleichterung betrachten, so ist sie bei anderen mit Furcht vor Überwachung verbunden.
Dabei ist die Hauptfunktion einer digitalen, mobilen Zeiterfassung, Fehler in der Lohnkalkulation zu vermeiden, und um sich zu vergewissern, dass die Reinigungen bei den Kunden wie abgemacht ausgeführt werden. „Wir nutzen die App hauptsächlich für die Zeiterfassung bei Mitarbeitern, die an einzelnen Objekten arbeiten, die auch selbständig zur Arbeit erscheinen, wo niemand vor Ort ist“, erklärt Sülflow, „und dort checken sich die Mitarbeiter mit der App ein.“ Was ihm dabei besonders gefällt ist, dass man dem Mitarbeiter über die App auch nochmal zusätzlich eine Information, z. B. worauf nochmal gesondert geachtet werden soll, zukommen lassen kann.
Und wie funktioniert das ganze? Am Objekt ist ein NFC-Tag, eine Art kleiner Chip, platziert. Sobald die Mitarbeiter am Objekt ankommen, und ihre Aufgabe beginnen wollen, scannen sie sich mit einem Smartphone ein und scannen sich nach Ausführung der Aufgabe auf die gleiche Weise wieder aus. So wird die Arbeitszeit erfasst. „Und wir haben am Ende des Monats dann ganz einfach die Möglichkeit den einzelnen Mitarbeiter auszuwählen und darüber die Stundenerfassung herauszuziehen, und brauchen nicht auf Stundenzettel warten und haben direkt die Gesamtstundenzahl erfasst im System“, erklärt Sülflow.
Allerdings gibt es auch Herausforderungen bei der Einführung der App. Nicht jeder Mitarbeiter ist gleich technikaffin und benötigt Unterstützung bei der Einrichtung. Um hier Abhilfe zu schaffen, hat das Unternehmen die Zugangsdaten für die Software den einzelnen Mitarbeitern im Voraus bereitgestellt. Zusätzlich haben die Objektleiter ihren Teams über Telefon bei der Installation und Anmeldung in der App geholfen. Dabei kommentiert Sülflow, „Wenn die App erstmal installiert ist und man eingeloggt ist als Mitarbeiter, dann erklärt sich die Nutzung der Zeiterfassung eigentlich selbst.“
Warum verwenden wir die mobile Zeiterfassung anstatt nur Stundenzettel?
„Bei den Mitarbeitern, welche die digitale Zeiterfassung nutzen, nutzen wir den CleanManager für die Lohnabrechnung natürlich“, antwortet Jonas Sülflow, als wir ihn fragen, welches Nutzen das Gebäudereinigungsunternehmen durch die digitale, mobile Zeiterfassung hat. „Der größte Vorteil bei der Lohnabrechnung über den CleanManager ist für uns, dass vor allem Transferfehler vermieden werden bei der Eintragung der entsprechenden Stunden“, erklärt er „Da das Ganze automatisiert erfolgt und nicht mehr der Faktor Mensch entsprechend dabei ist, der irgendwo eine Zahl in die falsche Spalte einträgt oder ähnliches. Das Ganze funktioniert viel fehlerfreier.“
Besonders das kleine Verwaltungs-Team bei Procertus Facility GmbH, welches die Büroarbeiten hantiert, wird durch die mobile Zeiterfassung entlastet. „Wir haben diese ganze Zettelwirtschaft nicht mehr, wir müssen nicht mehr die Stundenzettel kontrollieren, das ganze ausrechnen, die Umrechnung von Stunden in Dezimalzahlen, und so weiter“, freut sich der Projektleiter.
Dabei berichtet er auch, dass durch die umfangreiche Nutzung der mobilen Zeiterfassung und der damit verbundenen Zeitersparnis auch ein finanzieller Vorteil entsteht. Das Unternehmen überlegt, diesen als Ansporn an die Mitarbeiter weiterzugeben: „Wir überlegen, das ganze so weit vorzuführen, dass die Mitarbeiter, die diese App nutzen, dadurch einen zusätzlichen Vorteil haben. Also sei es, dass man bei der Nutzung dieser App eine zusätzliche Zulage kriegt im Monat. Da muss man sich im Detail noch eine Lösung für überlegen.“
Hat die Software Einfluss auf das Qualitätsmanagement meiner Gebäudereinigung?
Im Zusammenhang mit der Anwendung von Spezialsoftware in Betrieben wird oft das Einsparen von Zeit und Geld hervorgehoben. Ein nicht minder wichtiger Aspekt, ist jedoch die Frage, ob die Veränderung in den Arbeitsabläufen sich auch auf das Endprodukt und somit direkt auf die Kunden auswirken kann.
Die Frage wurde auch unter dem Interview aufgeworfen und schnell kam die Sprache auf das Zusatzmodul des Qualitätsmanagements im CleanManager, mit dem verschiedene Arten von Berichtvorlagen erstellt, ausgefüllt und statistisch erfasst werden können. Sülflow erklärt, „Wir benutzen das Berichtemodul, um über unsere Objektleiter entsprechend Qualitätskontrollen an den Objekten durchzuführen. Dafür kann man in dem Berichte-Tool auf das Objekt zugeschnittene Qualitätsberichte erstellen, die dann über die App entsprechend abgerufen werden können. Wo dann die Objektleitung die Möglichkeit hat, auf dem Objekt ganz einfach über entsprechende Felder anzugeben, wie der Reinigungsstatus ist. Da kann man entsprechend selber festlegen, ob es jetzt sehr gut, gut, mittel, schlecht oder sehr schlecht ist – oder man nur drei Möglichkeiten gibt.“
Nicht nur erleichtert es den Objektleitern die beschwerliche Eintragung und Verwaltung des Qualitätsmanagements, sondern bietet auch direkte Vorzüge für die Kunden, wie Sülflow verrät: „Also wir benutzten die Qualitätsberichte hauptsächlich auch, um unseren Kunden die Möglichkeit zu geben, die Kontrollen nachzuvollziehen und zu sehen, in welchen Turnus die Kontrollen durchgeführt wurden und mit welchem Ergebnis“, erklärt Sülflow.
Des Weiteren verdeutlicht der Projektleiter, dass durch eine regelmäßige Kontrolle und eine dokumentierte Prüfung des Dienstleisters vor Ort eine Qualitätsverbesserung erreicht wird. Es erleichtert es auch für den Kunden, da es eine digitale und saubere Form der Dokumentation auch als Rechtfertigung gegenüber dem entsprechenden Vorgesetzten dienen kann.
Indem die Ausführung des Qualitätsmanagements für die Gebäudereinigung erleichtert wird, ist es ebenfalls einfacher regelmäßig Prüfungen durchzuführen. So können Schwachstellen in der Reinigung eher entdeckt, und Nachbesserungen schneller ausgeführt werden. Das übt sich auch auf die Kundenzufriedenheit aus.
Warum verwende ich eine Software beim Kalkulieren von Angeboten?
Neben der Verwaltungssoftware „CleanManager“ bietet unser gleichnamiges Unternehmen eine zusätzliche Software, den CleanCalculator, zur Kalkulation von Angeboten in der Gebäudereinigung an. Diesen findet das Procertus Facility GmbH sehr nützlich, wie Sülflow beschreibt: „Wir verwenden den CleanCalculator bei der Angebotskalkulation bei Neukunden, bei Auftragserweiterungen bei Bestandskunden und häufig auch, um sich die persönliche Einschätzung durch die Software bestätigen zu lassen“.
Dabei vergleicht seine Gebäudereinigung gerne, inwiefern die eigenen Einschätzungen und die Kalkulation des Programmes sich unterscheiden oder überschneiden: „Es ist immer schön zu sehen, wenn das übereinstimmt, und ist dann auch hilfreich, wenn man nochmal Ansätze sieht und, ok, da weicht der Zeitansatz, den ich persönlich angesetzt hatte, schon ganz schön stark ab. Vielleicht gucke ich mir das nochmal im Detail an und dadurch kann man oft am Preis noch was machen, was man dem Kunden anbieten kann.“
Vor dem Einsatz der Software haben er und sein Team Angebote hauptsächlich auf Grundlage der Raumpläne und Quadratmeterzahlen erstellt. Mit dem CleanCalculator haben sie nun die Möglichkeit, genauere und zuverlässigere Angebote zu erstellen, die auf einer wirklichen Datenlage und nicht nur aus vergangenen Durchschnittswerten basiert.
In einem Beispiel beschreibt Sülflow, welche Bedeutung der Unterschied zwischen den Angeboten bedeuten kann. Wo man selbst nach einem Besuch beim Kunden, die Aufgabe auf 1,5 Stunden gesetzt hätte, wählt der CleanCalculator 1 Stunde und 20 Minuten. „Das sind ja nur 10 Minuten, aber aufs Jahr gesehen, macht das ja schon eine große Differenz“, erklärt er. „Das ist, wo die Abweichungen noch viel detaillierter sind, wenn der CleanCalculator alle einzelnen Raumtypen zur Berücksichtigung nimmt und wirklich die Quadratmeter, die zugrunde liegen und nicht nur was man gesehen hat als Eindruck vor Ort.“
Außerdem gefällt es den Kunden, erzählt der Projektleiter von Procertus Facility GmbH, der erlebt, dass das Vertrauen des Kunden durch die Transparenz der Software schneller gewonnen werden kann: „Wenn ich beim Kunden bin, erzählen wir auch, dass wir die Kalkulation mit einer Software erstellen. Dass ich dafür die Quadratmeter von seinem Objekt brauche, um auch wirklich ein Angebot zu erstellen, was den Anforderungen vor Ort gerecht wird. Dass es nicht irgendwie darauf beruht, was ich mir selber gerade so ausgedacht habe, sondern wirklich auf den Daten und Fakten beruht, die in seinem Grundriss stehen und die der CleanCalculator dann benutzt als Berechnungsgrundlage.“
Fazit
Die Wahrheit ist nun mal, dass Geschmäcke verschieden sind und so ist es auch bei Softwareprodukten. Was dem einen gefällt, sagt dem anderen gar nichts, und deshalb können wir euch nicht erzählen, dass unsere Software die Superlösung für alle eure Probleme sein wird.
Vielleicht ist sie für euch leicht zu bedienen, hat ein ansprechendes Design oder genau die Funktionen, nach denen ihr gesucht habt. Vielleicht aber auch nicht.
Bei CleanManager legen wir Wert darauf, dass wir mit unseren Kunden eine langwierige Zusammenarbeit eingehen, und dass unsere Kunden nicht mit falschen Erwartungen ihre Kundenreise bei uns beginnen.
Daher habt Ihr zu jeder Zeit die Möglichkeit ein kostenloses Beratungsgespräch mit Softwarevorführung zu erhalten. Mehr Informationen findet ihr unter www.cleanmanager.de.
