Es ist kein Geheimnis: Jedes Unternehmen kann sich Vorteile mit einer Digitalisierung verschaffen, sogar in handwerklichen Branchen wie der Gebäudereinigung. Denn das Ziel ist es, mit digitalen Vertriebstools die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens zu stärken, umso in Zukunft mehr Umsatz zu schaffen.
Das große “ABER”? Digitalisierung passiert nicht von heute auf morgen, und es gibt viele Überlegungen und Entscheidungen, die ihr im Voraus treffen solltet, damit eure Gebäudereinigung nicht plötzlich auf digitale Abwege kommt
In diesem Artikel sammeln wir die wichtigsten Punkte, und schildern die Vorteile und Fallgruben, die Ihr auf eurem Abenteuer zur Digitalisierung in eurer Reinigungsfirma beachten solltet:
- Was Gebäudereinigung mit Digitalisierung am Hut hat?
- Wozu eine Software im Reinigungsunternehmen anwenden?
- Wann ist die Zeit zur Digitalisierung gekommen?
- 3 Tipps, wie du dein Reinigungsunternehmen richtig digitalisierst!
Was Gebäudereinigung mit Digitalisierung am Hut hat?
Digitalisierung ist gerade schwer in Mode und dieser schicke Hut steht auch Gebäudereinigungen sehr gut. Wurde der Begriff „Digitalisierung“ vorher noch mit Skepsis und als Verlust von Arbeitsplätzen betrachtet, wissen wir spätestens seit den Corona-Isolationen, dass digitale Werkzeuge eher Freund als Feind sind.
Davon abgesehen ist Digitalisierung ein breiter Begriff, denn was bedeutet es eigentlich sein Unternehmen zu digitalisieren, insbesondere als Reinigungsfirma?
Der Grundgedanke ist es durch Digitalisierung die Arbeitsprozesse einfacher, schneller und mit weniger Aufwand durchzuführen. Als Vergleich, so würden die meisten von euch lieber einen Staubsauger statt einem Kehrblech verwenden, um den Boden zu reinigen. Warum? Weil es einfacher, schneller, effektiver und definitiv besser für den Rücken ist 😉
Nun passt aber bei kleinen, mittelständische und großen Reinigungsfirmen nicht unbedingt der gleiche Deckel auf dem Topf. Deshalb hier ein kurzer Überblick über die meist verwendeten digitalen Vertriebstools innerhalb der Reinigungsbranche:
Software
Hierunter versteht man sowohl ERP-Systeme, die für die Buchhaltung und Verbuchung von Rechnungen verwendet werden, als auch branchenspezifische Managementsysteme, die zur Verwaltung und Planung in Unternehmen genutzt werden.
Anstatt wie vor einigen Jahren, werden viele modernen Softwareprogramme nicht mehr direkt auf einen Rechner installiert, sondern online verwendet. Man loggt sich wie bei Facebook oder anderen Plattformen einfach und kann die Software direkt über einen Internetbrowser nutzen. Oft ist eine solche Software in der Reinigungsbranche mit einer dazugehörigen App verknüpft, die direkt am Objektort verwendet werden kann.
IoT
Die Abkürzung steht für “Internet of Things”. Hiermit sind Geräte gemeint, die mit Sensoren und Software ausgestattet sind, um Messungen durchzuführen.
Als Beispiel werden bei großen Objekten Scanner verwendet, die messen, wie oft ein Raum genutzt wird und Bescheid geben, wann dieser wieder gereinigt werden sollte. Andere nutzen sie auch, um zu registrieren, wann beispielsweise Einmal-Handtücher oder Seifenspender wieder aufgefüllt oder Mülleimer geleert werden müssen.
Roboter
Es gibt sie bald schon in allen Farben und Formen, und sie gewinnen an immer mehr Beliebtheit in der Reinigungsbranche. Insbesondere in Krankenhäusern und Lagerhallen sind diese Technologien schon vermehrt zu sehen, aber auch in Privathaushalten kennt man sie schon als kleine selbständige Staubsauger und Rasenmäher.
Zu bedenken bei einem Reinigungsroboter ist vor allem der Einsatzort. Habt Ihr Objekte, wo es Sinn ergibt, einen Roboter, anstatt manuelle Arbeitskraft in Erwägung zu ziehen, kann sich der Aufwand lohnen.
Online-Marketing
Bei diesem Gebiet könnte so mancher denken, dass dieser nicht direkt etwas mit Digitalisierung zu tun hat. Fakt jedoch ist, dass immer mehr Kunden Ihre Informationen online suchen. Daher ist eine Präsenz mit einer eigenen Webseite, Facebookseite, Online-Anzeigen und mehr ein relevantes Werbeformat zum Erreichen von neuen Kunden erforderlich.
Diese Entwicklung wird in Zukunft weiter zunehmen, und sollte nicht unterschätzt werden, damit die Konkurrenten einen nicht gänzlich aus dem Rampenlicht stoßen.
Wozu eine Software im Reinigungsunternehmen anwenden?
Die oben genannten Vertriebstools (Software, IoT, Roboter, Online-Marketing) innerhalb der Digitalisierung sind alle auf Ihre Weise von Interesse für ein Reinigungsunternehmen. Der Einsatz von Software ist jedoch relevant für jedes Unternehmen, ob klein oder groß. Aber wie sieht der Einsatz von Software im Alltag aus? Das bekommt ihr in den folgende drei Beispiele geschildert:
Beispiel 1: Die endlose Tabelle
Es ist mal wieder an der Zeit, die Einsatzplanung zu machen und vor euch habt ihr eine scheinbar endlos lange Tabelle über Reinigungskräfte und Objekte. Da ist es erst recht nicht immer leicht, den Überblick zu behalten, wenn wegen Absagen oder Krankheit laufend Änderungen vorgenommen werden müssen.
Nicht zu vergessen ist hier auch der “Zettelkrieg”, wenn die Dienstpläne, Rechnungen, Lohnabrechnungen, und andere Dokumente gedruckt und verteilt werden müssen.
Beim Einsatz einer Software spart ihr euch nicht nur Papier und Druckerpatrone, sondern könnt mithilfe von Kalenderansichten und automatischen Aktualisierungen viel Zeit sparen, weil das manuelle planen, organisieren und kalkulieren wegfällt.
Beispiel 2: Sag es per App
Ständig klingelt das Telefon und es kommt eine WhatsApp-Nachricht nach der anderen rein. Euren Reinigungskräften fehlen Information: “Was war die Adresse vom Standort? Wie war der Eingangscode? Es fehlen Reinigungsmittel beim Objekt? Wie sollte bei dem Kunden nochmal genau gereinigt werden?”
Stattest du deine Mitarbeiter mit einer Unternehmens-App aus, kannst du Ihnen gleichzeitig Zugang zu Informationen wie Adressen, Reinigungsplänen, Eingangscodes und vieles mehr geben, und deinem Kopf ein wenig Ruhe gönnen.
Besonders nützlich ist es auch, wenn die App Alarm-Nachrichten verschickt, falls ein Mitarbeiter nicht zur rechten Zeit bei einem Objekt auftaucht, sodass du dich gleich vergewissern kannst, ob alles in Ordnung ist.
Beispiel 3: Qualität fordert Beweis
Die Reinigungskraft hat den Treppenaufgang von oben bis unten picco bello gereinigt und geht nach getaner Arbeit zufrieden nach Hause. Wenig später folgt der Anruf des Objekteigentümers, der sich beschwert, dass auf zwei der Etagen überall matschige Fußspuren zu sehen sind. Und jetzt?
In der Gebäudereinigung ist die abgelieferte Qualität ausschlaggebend für die Zufriedenheit der Kunden. Zufriedene Kunden bleiben, unzufriedene suchen sich andere Weiden. Jedoch heißt das nicht, dass der Kunde immer das Unschuldslamm ist, das recht bekommen sollte.
Mithilfe einer digitalen Software könnt Ihr Beweisfotos und Qualitätskontrollen für jede Reinigung und bei jedem Kunden einfach und sicher verwahren. So habt ihr immer einen Leistungsnachweis direkt online zur Hand, und könnt dem Kunden stets zeigen, dass die Leistungen erbracht worden.
Wann ist die Zeit zur Digitalisierung gekommen?
Der Grund für eine Digitalisierung im Reinigungsunternehmen hängt meist mit einem Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit zusammen. Die digitalen Hilfsmittel sollen Arbeitsstunden in der Verwaltung und Planung einsparen, effektivere Kommunikation zu den Mitarbeitern ermöglichen und auch für Kunden bessere Qualität und Transparenz in Form der digitalen Dokumentation von Leistungen geben.
Kurz und knapp, soll es euch Zeit, Kosten und Stress ersparen!
Natürlich will niemand der Letzte in der Branche sein und am Bahnhof stehen, währen die Konkurrenz mit der Digitalisierungsbahn längst abgefahren ist, aber wann ist nun das richtige Timing für den Umstieg?
Betrachtet eure Ausgangsposition – steckt ihr fest?
Verbraucht ihr zu viel Zeit mit dem Jonglieren von Exceltabellen oder könnt ihr die vielen Text- und Bildnachrichten in eurem WhatsApp bald nicht mehr verwalten, dann wird es wohl an der Zeit nach einer besseren Lösung zu suchen.
Sobald gewisse Arbeitsabläufe in eurem Reinigungsbetrieb zur Belastung werden oder Schuld daran sind, dass Ihr keine Kapazität habt, um euer Unternehmen und den Kundenkreis weiter auszubauen, ist dies ein Zeichen, dass neue Lösungen gefunden werden müssen.
Übernehmt ihr ein neues Unternehmen?
Seid ihr dabei ein neues Gebäudereinigungsunternehmen zu gründen oder von jemand anderen zu übernehmen? Dann gibt es fast keinen besseren Zeitpunkt, um einen digitalen Neuschub anzufangen.
In dieser Situation könnt ihr euch von Beginn an, an die digitalen Arbeitsprozesse gewöhnen und müsst nicht zuerst noch die alten Gewohnheiten abschütteln.
Zeit und Geld – habt ihr beides?
Die Digitalisierung eures Unternehmens ist eine Investition, die nicht nur Geld, sondern auch eure Zeit fordert.
Zum einen müsst Ihr kalkulieren, wie viel ihr im Monat für digitale Vertriebstools verwenden könnt und wollt: soll jeder Mitarbeiter ein Handy bekommen, um mit einer App arbeiten zu können? Müssen neue Computer für das Büro angeschafft werden?
Zum anderen müsst ihr euch darauf einstellen, dass es viel Zeit in Anspruch nehmen wird neue, digitale Arbeitsprozesse in eurem Unternehmen einzuführen. Ihr und eure Mitarbeiter müsst erst einmal lernen, die neuen Vertriebstools, sei es eine Software oder ein Roboter, zu verwenden und in den Alltagsablauf einzubinden. Viele Softwareanbieter bieten Schulungen oder Lernmaterial an, für die ihr oder eure Angestellten Zeit zum Einlernen benötigt. Insbesondere wenn all eure Kunden, Mitarbeiter und Objekte zum ersten Mal digital eingetragen werden müssen.
Im Endeffekt ist es wie mit vielen anderen Dingen: Man erntet, was man sät. Deshalb ist es wichtig, dass ihr die Zeit als einen Kostenfaktor in euren Investitionen kalkuliert.
Ist dein Team bereit?
Denkt daran, die Digitalisierung ist zum Wohle des ganzen Unternehmens gedacht. Das heißt aber nicht, dass alle eure Mitarbeiter von diesem neuen Schritt begeistern sein werden. Umstellung ist immer schwer und es sollte euch nicht wundern, wenn es Widerstand gibt. Die Arbeit mit digitalen Vertriebstools bringt nicht selten Unsicherheit hervor, weil eure Mitarbeiter fürchten könnten, nicht technisch gewandt genug zu sein oder Angst davor haben, überwacht oder ersetzt zu werden.
Hier ist Feingefühl gefragt. Erklärt eurem Team den Grund und die Vorgehensweise, sodass sie wissen, was auf sie zukommt und was von Ihnen erwartet wird. Dein Team sollte gerne “Onboard” sein, damit die Digitalisierung best möglichst umgesetzt wird.
Umgekehrt könnte es auch einer deiner Mitarbeiter sein, der die treibende Kraft für die Umsetzung auf digitale Vertriebstools wird, denn je länger die Exceltabelle, desto müder wird der Mitarbeiter, der mit ihr arbeiten muss.
Obwohl Stress und Überarbeitung keine seltenen Phänomene in der Reinigungsbranche sind, so sind mangelnde Fachkräfte die Realität. Die digitalen Vertriebstools sollen mehr Zufriedenheit in der Belegschaft schaffen, die Arbeitsabläufe erleichtern und euch davor bewahren, gute Mitarbeiter zu verlieren.
3 Tipps, wie du dein Reinigungsunternehmen richtig digitalisierst!
Seid Ihr euch nicht 100% sicher, ob euer Reinigungsunternehmen für die Digitalisierung bereit ist, oder möchtet ihr schon die ersten Schritte wagen, dann forscht nach, welche Vertriebstools für euch infrage kämen. Es gibt viele Informationen bereits online und Softwareunternehmen wie beispielsweise CleanManager bieten oft auch Beratungsgespräche oder Produktpräsentationen an.
Zum Schluss noch drei wertvolle Tipps, wie ihr am erfolgreichsten die Digitalisierung in eurem Reinigungsunternehmen umsetzt:
1. Bewältigt eure größte Herausforderung zuerst
Welche Herausforderung ist die größte in eurem Unternehmen? Fokussiert darauf, dass euer neues digitale Vertriebstools diese zuerst lösen sollte.
Habt ihr beispielsweise vor, in Zukunft mit einer Software zu arbeiten, werdet ihr entdecken, dass es alle möglichen, fantastischen Funktionen gibt. Hier kann man leicht den Überblick verlieren, weshalb man einen Fuß ganz ruhig vor den anderen setzen sollte.
Fangt mit dem Bereich an, der in eurem Unternehmen den größten Kummer beschert. Ist es die Zeiterfassung? Die Dienstpläne? Rechnungsschreiben?
Sobald ihr eine Lösung gefunden und für diesen Bereich gemeistert habt, geht ihr zum nächsten und baut langsam euer Können und die neuen Arbeitsabläufe auf.
2. Lasst alte Gewohnheiten ruhen
Trauert den alten Gewohnheiten nicht zu sehr nach. Erinnert euch und eure Mitarbeiter daran, was euer Ziel mit der Digitalisierung ist und geht nicht zu den alten Gewohnheiten zurück.
Bei den wenigsten Unternehmen verläuft der Umstieg zur Digitalisierung reibungslos und ohne Verzögerungen. Ihr werdet die Technologie zu Teils verfluchen, aber sobald die neuen Tools bei euch zur Gewohnheit geworden sind und merkt, wie sie eure Arbeit erleichtert, wollt ihr sie ganz sicher nicht mehr missen.
3. Wählt ein Zugpferd im Team
Wählt jemanden im Team aus, der für euer Digitalisierungsprojekt die Leitung übernimmt und zur treibenden Kraft wird. Der Leiter sollte zum Hauptfokus haben, sich mit den neuen Vertriebstools vertraut zu machen, sie in das Unternehmen zu integrieren und das notwendige Wissen an die Kollegen weiterzugeben.
Darüber hinaus sollte diese Person in regelmäßigen Abständen kontrollieren, ob die neuen digitalen Prozesse richtig eingesetzt werden und ob sie Verbesserungen im Unternehmen mit sich bringen. Falls nicht, muss überdacht werden, woran die Digitalisierung scheitert und wie das Problem am besten behoben wird.
